ERP Auswahlkriterien

Die wichtigsten Anforderungen an ein ERP-System

Die Entscheidung für ein ERP-System zählt zu den bedeutendsten Weichenstellungen auf dem Weg zur Digitalisierung eines Unternehmens. Ein passendes System kann interne Abläufe spürbar vereinfachen, Transparenz schaffen und die Wettbewerbsfähigkeit stärken. Doch der Weg zur idealen Lösung ist selten einfach: Die Vielzahl an Anbietern, Funktionen und technischen Anforderungen macht die Auswahl oft zur echten Herausforderung. In diesem Beitrag zeigen wir, worauf es bei der ERP-Auswahl wirklich ankommt – und wie Sie eine Lösung finden, die Ihre Prozesse nicht nur abbildet, sondern aktiv voranbringt.

Die wichtigsten ERP-Auswahlkriterien und technische Anforderungen

Funktionalität:

Ein zentrales Entscheidungskriterium bei der Auswahl eines ERP-Systems ist dessen Fähigkeit, die individuellen Geschäftsprozesse eines Unternehmens optimal zu unterstützen. Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, sollte man eine gründliche Analyse der unternehmensspezifischen Anforderungen durchführen. Dabei gilt es nicht nur, aktuelle Bedürfnisse zu erfassen, sondern auch zukünftige Entwicklungen und potenzielle Wachstumsszenarien zu berücksichtigen.

Ein geeignetes ERP-System sollte in der Lage sein, zentrale Unternehmensbereiche abzudecken – darunter etwa das Finanz- und Rechnungswesen, die Steuerung von Lieferketten, den Vertrieb, das Marketing, die Produktionsplanung sowie das Personalwesen. Diese Module ermöglichen es, operative Abläufe ganzheitlich zu steuern und aufeinander abzustimmen.

Besonders vorteilhaft sind Systeme, die modular aufgebaut und skalierbar sind. So lassen sich bei Bedarf zusätzliche Funktionen integrieren oder bestehende Prozesse an veränderte Anforderungen anpassen. Ein solches ERP-System trägt maßgeblich dazu bei, Dateninseln zu vermeiden, Transparenz zu schaffen und die Effizienz unternehmensweiter Abläufe zu steigern. Die Wahl der richtigen Software kann somit langfristig zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

Skalierbarkeit:

Unternehmen befinden sich selten im Stillstand – neue Märkte werden erschlossen, Produktlinien erweitert oder interne Strukturen verändert. In diesem dynamischen Umfeld ist es entscheidend, eine ERP-Lösung zu wählen, die nicht nur den Status quo unterstützt, sondern auch in der Lage ist, mit dem Unternehmen mitzuwachsen. Ein starres System, das nur auf den momentanen Bedarf zugeschnitten ist, kann langfristig zu Engpässen, Ineffizienzen und hohen Umstellungskosten führen.

Ein modernes ERP-System sollte deshalb die Flexibilität bieten, sowohl funktional als auch strukturell erweitert zu werden. Dazu gehört die Möglichkeit, zusätzliche Module bei Bedarf problemlos zu integrieren – beispielsweise bei einer internationalen Expansion, bei der Einführung neuer Geschäftsmodelle oder beim Aufbau weiterer Standorte. Ebenso wichtig ist die technische Skalierbarkeit: Das System muss steigende Datenmengen, mehr Benutzer und komplexere Prozesse ohne Leistungseinbußen verarbeiten können.

Besonders in wachstumsstarken Phasen zahlt sich eine skalierbare ERP-Lösung aus, da sie Anpassungen erlaubt, ohne dass grundlegende Systemwechsel notwendig sind. Unternehmen sichern sich so nicht nur eine höhere Investitionssicherheit, sondern schaffen auch die Basis für eine nachhaltige digitale Transformation.

Benutzerfreundlichkeit:

Ein ERP-System kann noch so leistungsfähig sein – wenn die tägliche Nutzung für die Mitarbeitenden zur Herausforderung wird, verliert es schnell an Wert. Deshalb spielt die Anwenderfreundlichkeit eine zentrale Rolle bei der Auswahl einer geeigneten Lösung. Systeme, die logisch aufgebaut, visuell klar strukturiert und einfach zu bedienen sind, fördern nicht nur die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft, sondern steigern auch die Produktivität im Alltag.

Besonders in Unternehmen mit heterogenen Teams – also Nutzern mit unterschiedlichen technischen Vorkenntnissen – ist eine intuitive Benutzerführung entscheidend. Eine verständliche Menüstruktur, leicht zugängliche Funktionen und kontextbezogene Hilfen tragen dazu bei, dass sich neue Nutzer schnell zurechtfinden. Das reduziert den Schulungsaufwand und verkürzt die Einarbeitungszeit deutlich.

Darüber hinaus sollte ein benutzerfreundliches ERP-System nahtlos mit anderen Tools und Anwendungen verknüpft werden können, etwa mit E-Mail-Programmen, CRM-Systemen oder Collaboration-Plattformen. Ein konsistentes Nutzererlebnis über verschiedene Systeme hinweg erleichtert die tägliche Arbeit und verringert Medienbrüche.
Langfristig wirkt sich eine hohe Benutzerfreundlichkeit nicht nur positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus, sondern auch auf die Effizienz und Fehlerquote im operativen Geschäft. Daher lohnt es sich, bei der ERP-Auswahl gezielt auf ergonomische Aspekte und positive Nutzererfahrungen zu achten – denn letztlich entscheidet die tägliche Anwendung darüber, wie viel Nutzen ein System tatsächlich bringt.

Integration:

In modernen Unternehmen ist ein reibungsloser Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen entscheidend für effiziente Abläufe und fundierte Entscheidungen. Ein ERP-System sollte daher nicht als isolierte Lösung betrachtet werden, sondern als zentraler Bestandteil eines vernetzten digitalen Ökosystems. Die Fähigkeit, sich nahtlos mit anderen Unternehmenslösungen zu verbinden, ist heute kein optionales Extra mehr – sie ist ein Muss.

Ob es sich um CRM-Systeme zur Kundenbetreuung, E-Commerce-Plattformen im Online-Handel, Logistik-Tools, Buchhaltungslösungen oder externe Lieferanten- und Partnerportale handelt – all diese Systeme erzeugen und benötigen Daten, die auch im ERP verarbeitet werden. Eine hohe Integrationsfähigkeit sorgt dafür, dass Informationen in Echtzeit über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg verfügbar sind, ohne dass sie manuell übertragen oder mehrfach eingegeben werden müssen.
Dies führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis im Arbeitsalltag, sondern senkt auch die Fehleranfälligkeit durch doppelte Datenpflege oder Medienbrüche. Zudem entsteht durch die zentrale Verfügbarkeit von Daten eine konsistente Datenbasis, auf deren Grundlage bessere Analysen, Prognosen und strategische Entscheidungen getroffen werden können.

Besonders zukunftssichere ERP-Systeme bieten offene Schnittstellen (APIs), standardisierte Integrationsformate (z. B. REST, SOAP oder EDI) sowie eine einfache Anbindung an Cloud-Dienste. Sie ermöglichen es Unternehmen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und neue Softwarelösungen schnell in ihre bestehende Systemlandschaft einzubinden. Ein ERP-System, das sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einfügt, unterstützt nicht nur den digitalen Wandel – es beschleunigt ihn auch.

Anpassungsfähigkeit:

Unternehmen unterscheiden sich in ihren Strukturen, Abläufen und strategischen Zielen – und genau diese Einzigartigkeit sollte sich auch in der eingesetzten ERP-Software widerspiegeln. Eine Standardlösung von der Stange mag für einige grundlegende Prozesse ausreichend sein, stößt jedoch schnell an ihre Grenzen, wenn es um die Abbildung spezifischer Anforderungen geht. Deshalb ist es essenziell, ein ERP-System zu wählen, das sich flexibel an die individuellen Gegebenheiten und Entwicklungen Ihres Unternehmens anpassen lässt.
Anpassungsfähigkeit bedeutet mehr als nur das Ein- und Ausschalten einzelner Funktionen. Es geht darum, Prozesse exakt so modellieren zu können, wie sie im Unternehmen tatsächlich ablaufen – sei es durch die Konfiguration von Workflows, die Erstellung benutzerdefinierter Masken und Felder oder die Integration firmenspezifischer Logik. Auch die Möglichkeit, eigene Erweiterungen oder Module zu entwickeln, ist für viele Unternehmen von großer Bedeutung.
Darüber hinaus spielt die langfristige Perspektive eine Rolle: Unternehmen verändern sich – durch Wachstum, neue Geschäftsmodelle oder veränderte Marktanforderungen. Ein anpassbares ERP-System kann solche Veränderungen mitgehen, ohne dass ein kompletter Systemwechsel nötig wird. So bleibt die Software nicht nur aktuell, sondern unterstützt aktiv die Unternehmensstrategie.
Nicht zuletzt kann eine gezielte Individualisierung des Systems auch zur Differenzierung gegenüber Wettbewerbern beitragen. Prozesse, die exakt auf die eigenen Stärken abgestimmt sind, lassen sich effizienter steuern und bieten damit einen handfesten Vorteil im täglichen Geschäft.
Fazit: Wählen Sie eine ERP-Lösung, die nicht nur heute passt, sondern sich auch morgen noch mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann – denn Flexibilität ist einer der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg.

Support und Schulung:

Die Einführung eines ERP-Systems ist nicht nur eine technologische, sondern vor allem eine organisatorische Herausforderung. Selbst das leistungsfähigste System entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn die Mitarbeitenden es sicher und kompetent anwenden können. Aus diesem Grund sind ein durchdachtes Schulungskonzept und ein verlässlicher Support essenzielle Bestandteile jeder erfolgreichen ERP-Einführung.

Bereits in der Einführungsphase sollte der Anbieter umfassende Qualifizierungsmaßnahmen zur Verfügung stellen. Das können praxisnahe Schulungen vor Ort sein, interaktive Online-Trainings oder rollenbasierte Lerneinheiten, die auf die spezifischen Aufgabenbereiche der Anwender abgestimmt sind. Je flexibler und zugänglicher die Schulungsformate, desto besser können unterschiedliche Lernstile und Arbeitszeiten berücksichtigt werden – ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz und das Verständnis im Team.

Doch Lernen endet nicht mit dem Go-live. Auch nach der Implementierung müssen kontinuierliche Weiterbildungsangebote zur Verfügung stehen, um neue Funktionen, Updates oder Prozessanpassungen effizient zu vermitteln. Gerade bei Personalwechseln oder Systemerweiterungen zeigt sich, wie wichtig langfristig verfügbare Schulungsressourcen und Dokumentationen sind.
Genauso kritisch ist die Qualität des Supports. Wenn im Arbeitsalltag Fragen oder technische Schwierigkeiten auftreten, zählt jede Minute. Deshalb sollte der ERP-Anbieter nicht nur über einen zuverlässigen Helpdesk verfügen, sondern idealerweise auch verschiedene Supportkanäle anbieten – z. B. telefonischen Support, Ticket-Systeme, Live-Chats oder Self-Service-Portale mit FAQs und Anleitungen. Ein kompetenter und erreichbarer Support trägt wesentlich dazu bei, Ausfallzeiten zu vermeiden und die Systemstabilität sicherzustellen.

Letztlich gilt: Ein gutes ERP-System erkennt man nicht nur an seinen Funktionen, sondern auch an der Qualität des Services, der dahintersteht. Schulung und Support sind keine Nebensächlichkeiten – sie sind der Schlüssel zur erfolgreichen Nutzung und langfristigen Wertschöpfung.

Kosten und Implementierungsaufwand:

Die Entscheidung für ein neues ERP-System ist ein strategischer Schritt mit weitreichenden finanziellen und organisatorischen Auswirkungen. Dabei geht es längst nicht nur um die offensichtlichen Lizenzkosten – vielmehr ist eine ganzheitliche Bewertung aller direkten und indirekten Aufwände notwendig, um das Projekt fundiert zu planen und spätere Überraschungen zu vermeiden.
Ein häufig unterschätzter Aspekt sind die Implementierungskosten: Dazu zählen neben der technischen Installation auch Beratungsleistungen, Projektmanagement, Anpassungen an individuelle Geschäftsprozesse sowie Tests und Qualitätssicherung. Diese Punkte können je nach Komplexität des Unternehmens schnell zu erheblichen Kostenfaktoren werden.
Darüber hinaus sind Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende, laufende Wartungs- und Supportgebühren sowie potenzielle Kosten für System-Updates in die Gesamtbetrachtung einzubeziehen. Auch versteckte Aufwände wie der zeitliche Einsatz interner Ressourcen, etwa durch Projektteams oder Key-User, dürfen nicht außer Acht gelassen werden – denn sie wirken sich unmittelbar auf das Tagesgeschäft aus.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Datenmigration: Die Überführung bestehender Daten aus Altsystemen erfordert sorgfältige Planung, manuelle Korrekturen und vielfach technische Unterstützung. Auch die Integration mit bestehenden Systemen – etwa Buchhaltung, Lagerverwaltung oder CRM – kann komplex sein und zusätzlichen Programmieraufwand nach sich ziehen.
Nicht zuletzt spielt der Faktor Zeit eine zentrale Rolle. Die Einführung eines ERP-Systems ist kein Schnellschuss, sondern ein Prozess, der in Phasen geplant und realistisch terminiert werden sollte. Eine zu optimistische Zeitplanung führt schnell zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Frustration im Team.

Fazit: Eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse sollte alle Aspekte berücksichtigen – von der einmaligen Anschaffung bis zu langfristigen Betriebskosten. Nur wer den Gesamtaufwand realistisch einschätzt und klare Erwartungen definiert, schafft die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Implementierung mit nachhaltigem Mehrwert.

Sicherheit:

In Zeiten zunehmender Digitalisierung und wachsender Cyberbedrohungen ist der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensdaten nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Aufgabe. ERP-Systeme verwalten zentrale Informationen – von Finanzzahlen über Kunden- und Lieferantendaten bis hin zu vertraulichen internen Prozessen. Ein Sicherheitsleck in diesem Bereich kann nicht nur operative Abläufe stören, sondern auch schwerwiegende rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben.

Daher sollte das Thema IT-Sicherheit bei der Auswahl eines ERP-Systems von Beginn an im Mittelpunkt stehen. Es reicht nicht aus, sich auf allgemeine Aussagen zur „Datensicherheit“ zu verlassen – stattdessen ist eine detaillierte Prüfung der konkreten Schutzmaßnahmen notwendig. Dazu zählen etwa eine durchgängige Datenverschlüsselung (sowohl bei der Übertragung als auch in der Speicherung), fein granulierte Rollen- und Rechtekonzepte zur Steuerung des Benutzerzugriffs sowie automatische Sicherheitsprotokolle und Audit-Trails zur Nachvollziehbarkeit von Systemaktivitäten.

Besonders wichtig ist die Frage, wie mit sensiblen Daten im Falle eines technischen Ausfalls oder Angriffs umgegangen wird. Verfügt das System über ein robustes Backup- und Wiederherstellungskonzept? Werden regelmäßige Sicherungen durchgeführt und können diese im Ernstfall schnell wiederhergestellt werden? Auch der physische Standort der Server, insbesondere bei Cloud-basierten ERP-Lösungen, spielt eine Rolle – nicht zuletzt im Hinblick auf die Einhaltung regionaler Datenschutzgesetze wie der DSGVO.

Darüber hinaus sollten ERP-Anbieter regelmäßige Updates und Sicherheits-Patches garantieren, um auf neue Bedrohungsszenarien schnell reagieren zu können. Idealerweise verfügt der Anbieter auch über Zertifizierungen (z. B. ISO/IEC 27001), die einen strukturierten Umgang mit Informationssicherheit nachweisen.
Fazit: Die Sicherheit Ihres ERP-Systems ist kein Zusatzmodul, sondern eine Grundvoraussetzung für vertrauenswürdige und stabile Geschäftsprozesse. Wer hier Kompromisse eingeht, riskiert nicht nur Datenverluste, sondern auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden.

Mobile Unterstützung:

In einer zunehmend dezentralen und dynamischen Arbeitswelt reicht es längst nicht mehr aus, wenn ein ERP-System nur am festen Arbeitsplatz verfügbar ist. Die Möglichkeit, auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice auf geschäftsrelevante Informationen und Prozesse zuzugreifen, entwickelt sich zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Deshalb sollte die mobile Nutzbarkeit eines ERP-Systems nicht als nette Zusatzfunktion betrachtet werden – sie ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmenssteuerung.
Ein zukunftsfähiges ERP-System sollte daher plattformunabhängig verfügbar sein und sowohl native Apps für Smartphones und Tablets als auch browserbasierte, responsive Oberflächen bieten. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende unabhängig vom Endgerät in Echtzeit mit aktuellen Daten arbeiten können – ob im Außendienst, auf Geschäftsreise oder beim Kunden vor Ort.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Vertriebsteams können beispielsweise direkt beim Kunden auf Angebote, Auftragsstatus oder Lagerbestände zugreifen. Techniker im Servicefall haben mobil Zugriff auf Wartungsprotokolle oder Ersatzteillisten. Auch Führungskräfte profitieren, indem sie von überall aus auf Dashboards und Kennzahlen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen können.

Darüber hinaus bietet mobile ERP-Nutzung nicht nur Komfort, sondern auch Effizienzgewinne. Durch mobile Dateneingabe vor Ort werden Doppelerfassungen vermieden, Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehlerquellen reduziert. Besonders in Kombination mit Funktionen wie Offline-Zugriff oder Push-Benachrichtigungen wird die mobile Arbeit nahtlos in den Unternehmensalltag integriert.
Beim Thema Mobilität ist jedoch nicht nur die Funktionalität entscheidend, sondern auch die Sicherheit: Mobile Zugriffe sollten durch mehrstufige Authentifizierung, Datenverschlüsselung und Geräteverwaltung abgesichert sein, um sensible Unternehmensdaten auch außerhalb der Unternehmensgrenzen zuverlässig zu schützen.

Fazit: Ein ERP-System, das mobilen Zugriff ermöglicht, passt sich nicht nur den technischen Anforderungen der Zeit an, sondern fördert flexible Arbeitsmodelle, erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit und unterstützt eine moderne, vernetzte Unternehmenskultur.

Zukunftsfähigkeit und Technologietrends:

Die Auswahl eines ERP-Systems ist weit mehr als eine rein technische Entscheidung – sie ist ein langfristiger Invest in die digitale Zukunft eines Unternehmens. In einer Zeit, in der technologische Innovationen im Rekordtempo voranschreiten, sollte bei der ERP-Auswahl nicht nur auf aktuelle Anforderungen geachtet werden, sondern vor allem auch auf die Fähigkeit des Systems, zukünftige Entwicklungen mitzutragen.

Zukunftsfähigkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die ERP-Lösung offen und flexibel genug ist, um neue Technologien nicht nur zu akzeptieren, sondern aktiv zu integrieren. Dazu gehören etwa Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen, Predictive Analytics oder das Internet der Dinge (IoT). Systeme, die bereits heute über Schnittstellen oder Module für solche Technologien verfügen – oder deren Anbieter eine klare Innovationsstrategie verfolgen – sind hier klar im Vorteil.
Ebenso entscheidend ist die Cloud-Fähigkeit: Während klassische On-Premises-Modelle in bestimmten Szenarien weiterhin ihre Berechtigung haben, bieten cloudbasierte ERP-Systeme eine deutlich höhere Skalierbarkeit, einfachere Wartung und Zugang zu Innovationen in Echtzeit. Unternehmen profitieren dadurch von automatischen Updates, kurzen Innovationszyklen und geringeren Infrastrukturkosten.

Ein Blick auf die technologische Roadmap des Anbieters gibt Aufschluss darüber, ob das System zukunftsorientiert weiterentwickelt wird oder lediglich bestehende Funktionen gepflegt werden. Achten Sie auf regelmäßige Updates, Investitionen in Forschung und Entwicklung sowie die Fähigkeit zur Integration zukünftiger Industriestandards.
Auch die Frage nach der langfristigen Partnerschaftsfähigkeit spielt eine Rolle: Wird der Anbieter in fünf oder zehn Jahren noch am Markt aktiv und innovativ sein? Wie offen ist die Plattform für Drittanbieter-Erweiterungen oder branchenspezifische Add-ons? Solche Überlegungen helfen dabei, nicht nur eine aktuelle Lösung zu wählen, sondern ein System, das mit dem Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln kann.

Fazit: Wer bei der ERP-Auswahl nur den Status quo im Blick hat, riskiert, schon bald erneut vor einer grundlegenden Systemumstellung zu stehen. Eine zukunftssichere ERP-Lösung hingegen schafft die technologische Grundlage, um kontinuierlich von digitalen Innovationen zu profitieren – und sich langfristig am Markt zu behaupten.

Warum detaillierte Auswahlkriterien entscheidend sind

Detaillierte Auswahlkriterien sind bei der ERP-Auswahl aus mehreren Gründen entscheidend – gerade weil es sich um eine strategische Investition handelt, die langfristige Auswirkungen auf nahezu alle Geschäftsbereiche hat. Hier sind die wichtigsten Gründe:

Passgenauigkeit statt Kompromisse: Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse, Strukturen und Anforderungen. Detaillierte Kriterien helfen dabei, genau die ERP-Lösung zu identifizieren, die diese Anforderungen abdeckt – ohne überflüssige Funktionen oder kritische Lücken.
Vergleichbarkeit schaffen: Der ERP-Markt ist vielfältig und unübersichtlich. Mit klar definierten Kriterien lassen sich unterschiedliche Systeme strukturiert vergleichen – auf funktionaler, technischer und wirtschaftlicher Ebene.
Risiken minimieren: Unklare Anforderungen führen oft zu Fehlentscheidungen. Detaillierte Auswahlkriterien reduzieren das Risiko, ein System zu wählen, das später nicht richtig passt – und somit zu Mehraufwand, Zusatzkosten oder Projektverzögerungen führt.
Investitionssicherheit gewährleisten: Ein ERP-System ist eine langfristige Investition. Wer frühzeitig die richtigen Kriterien definiert, stellt sicher, dass die Lösung auch zukünftige Anforderungen und Wachstumsschritte mittragen kann.
Interne Abstimmung fördern: Ein strukturierter Kriterienkatalog zwingt alle Beteiligten – von der IT bis zur Fachabteilung – dazu, sich intensiv mit den eigenen Bedürfnissen auseinanderzusetzen. Das schafft Klarheit, Transparenz und Akzeptanz im Auswahlprozess.

Funktionale Anforderungen

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) vereint zentrale Geschäftsprozesse in einer einheitlichen Softwarelösung. Die wichtigsten Standardmodule und ihre Funktionen im Überblick:

Finanzwesen & Controlling: Verwaltung von Buchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr, Bilanzierung und Finanzberichten. Essenziell für Transparenz und gesetzeskonforme Abläufe.
Einkauf & Beschaffung: Steuerung von Bestellungen, Lieferantenmanagement, Wareneingang und Rechnungsprüfung. Ziel ist eine effiziente Versorgungskette und Kostenkontrolle.
Vertrieb & Kundenmanagement (CRM): Unterstützung bei Angebotswesen, Auftragsbearbeitung, Kundenkommunikation und Vertriebsanalysen. Verbessert die Kundenbindung und den Service.
Lager & Logistik: Verwaltung von Lagerbeständen, Standortlogistik, Kommissionierung und Versandprozessen. Sorgt für reibungslose Materialflüsse.
Produktion & Fertigungsplanung (PPS): Planung, Steuerung und Überwachung von Fertigungsprozessen. Wichtig für eine effiziente Produktion und termingerechte Lieferungen.
Personalwesen (HR): Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubsplanung und Personalentwicklung.
Projektmanagement: Planung, Budgetierung und Überwachung von Projekten. Unterstützt insbesondere dienstleistungsorientierte Unternehmen.

Branchenspezifische Funktionen

Branchenspezifische Funktionen im ERP-System gehen über die klassischen Standardmodule hinaus und sind speziell auf die Besonderheiten, Prozesse und Anforderungen einer bestimmten Branche zugeschnitten. Sie ermöglichen es Unternehmen, noch effizienter und zielgerichteter zu arbeiten. Hier ein Überblick über typische branchenspezifische Erweiterungen:

1. Produktion & Fertigung
(z. B. Maschinenbau, Metallverarbeitung)

Stücklisten- und Arbeitsplanverwaltung
Fertigungsauftragssteuerung
Maschinenbelegung & Kapazitätsplanung
Variantenkonfiguration
Chargen- und Seriennummernverfolgung

2. Handel & Großhandel

Lagerplatzverwaltung & chaotische Lagerführung
EDI (elektronischer Datenaustausch) mit Lieferanten und Kunden
Retourenmanagement
Preis- und Rabattstaffeln
Cross- und Up-Selling-Funktionalitäten

3. Bau & Handwerk

Projektbezogene Kalkulation & Nachkalkulation
Gerätemanagement und Bauzeitenplanung
Mobiles Arbeiten auf der Baustelle
Regieberichte und Bautagebuch
Anbindung an GAEB-Standards

4. Lebensmittelindustrie

Chargenrückverfolgung und MHD-Verwaltung
Rezepturmanagement
Produktionshygiene & Qualitätskontrollen
Temperaturgeführte Lagerhaltung
Rückrufmanagement

5. Dienstleistungsunternehmen & Agenturen

Zeiterfassung nach Projekt & Tätigkeit
Ressourcen- und Terminplanung
Abrechnung nach Aufwand oder Pauschalen
Vertragsverwaltung
Ticket- und Helpdesk-Systeme

6. Gesundheitswesen & Medizintechnik

Patientenakte oder Kundenakte
Medizinproduktedokumentation
Regulatorische Compliance (z. B. MDR, ISO)
Schnittstellen zu Labor- oder Abrechnungssystemen

Anforderungen an den Anbieter

Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters zählt zu den strategisch wichtigsten Entscheidungen für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher gestalten möchten. In einem zunehmend dynamischen Marktumfeld mit stetig wachsenden Anforderungen an Flexibilität, Skalierbarkeit und Integration ist es entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der nicht nur technologisch überzeugt, sondern auch ein tiefes Verständnis für branchenspezifische Prozesse mitbringt. In diesem Beitrag beleuchten wir die zentralen Anforderungen, die Unternehmen bei der Auswahl eines ERP-Anbieters berücksichtigen sollten – von funktionalen Aspekten über technische Voraussetzungen bis hin zu Service- und Supportleistungen.

Preis-Leistungsverhältnis: Kosten und Folgekosten des ERP-Systems

Ein ERP-System ist eine langfristige Investition – sowohl in technischer als auch in finanzieller Hinsicht. Deshalb spielt das Preis-Leistungsverhältnis bei der Auswahl eines ERP-Anbieters eine zentrale Rolle. Der günstigste Anbieter ist nicht automatisch die beste Wahl. Entscheidend ist vielmehr, welchen konkreten Mehrwert das System im Verhältnis zu den Gesamtkosten bietet.

Neben den offensichtlichen Lizenz- oder Abonnementkosten sollten auch Implementierungskosten, Schulungsaufwand, Anpassungen, Supportleistungen und spätere Erweiterungen berücksichtigt werden. Nicht selten entstehen über die Jahre hinweg erhebliche Folgekosten, etwa durch Systemupdates, neue Module oder den Wechsel in eine cloudbasierte Infrastruktur. Auch interne Ressourcen, die durch das Projekt gebunden werden, zählen zu den oft unterschätzten Kostenfaktoren.

Ein transparenter und realistischer Kostenüberblick sowie eine klare Kalkulation der Total Cost of Ownership (TCO) helfen Unternehmen dabei, nicht nur kurzfristig zu sparen, sondern langfristig ein stabiles und zukunftsfähiges ERP-System zu etablieren. Ein seriöser ERP-Anbieter zeichnet sich dadurch aus, dass er diese Kosten offenlegt, mit realistischen Projektplänen arbeitet und gemeinsam mit dem Kunden eine wirtschaftlich tragfähige Lösung entwickelt.

Know-How und Beratungsqualität

Ein ERP-System ist weit mehr als nur eine Software – es ist ein zentrales Steuerungsinstrument für nahezu alle Unternehmensbereiche. Umso wichtiger ist es, dass der ERP-Anbieter nicht nur ein funktionales Produkt liefert, sondern auch über fundiertes fachliches und technisches Know-how verfügt. Nur so kann gewährleistet werden, dass das System optimal an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst wird.

Ein erfahrener Anbieter erkennt branchenspezifische Herausforderungen, denkt Prozesse ganzheitlich und bringt Best Practices mit ein. Die Qualität der Beratung entscheidet dabei oft über den Erfolg oder Misserfolg eines ERP-Projekts. Gute ERP-Berater analysieren nicht nur den Ist-Zustand, sondern entwickeln gemeinsam mit dem Kunden tragfähige Konzepte für die Zukunft – von der Prozessoptimierung bis zur Systemintegration.

Besonders in der Einführungsphase ist eine enge, kompetente Begleitung durch den Anbieter entscheidend. Aber auch nach dem Go-live sind Support, Schulungen und kontinuierliche Weiterentwicklung wichtige Faktoren. Unternehmen sollten daher darauf achten, dass der ERP-Partner nicht nur ein Produkt verkauft, sondern ein ganzheitliches Betreuungskonzept anbietet – mit Beratern, die nicht nur Technik verstehen, sondern auch die Sprache der Fachabteilungen sprechen.

Branchenkenntnisse

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen, Abläufe und Besonderheiten – sei es in der Produktion, im Handel, im Dienstleistungssektor oder in der Logistik. Ein ERP-Anbieter, der über tiefgehende Branchenkenntnisse verfügt, kann diese spezifischen Anforderungen wesentlich besser abbilden und in die Systemkonzeption einfließen lassen. Das spart nicht nur Zeit und Kosten bei der Implementierung, sondern erhöht auch die Akzeptanz bei den Anwendern.

Ein branchenerfahrener Anbieter kennt typische Prozesse, gesetzliche Rahmenbedingungen, branchenspezifische Schnittstellen und relevante KPIs. Dadurch ist er in der Lage, nicht nur Standardlösungen anzubieten, sondern individuelle Funktionen zu empfehlen, die echte Mehrwerte schaffen – etwa spezielle Fertigungslogiken, Variantenmanagement im Produktkonfigurator oder Funktionen für die projektbasierte Abrechnung.
Darüber hinaus bringt ein solcher Anbieter oft bereits erprobte Templates, Best Practices und Referenzprojekte mit, die als wertvolle Grundlage für die eigene ERP-Einführung dienen können. Unternehmen profitieren so von einer schnelleren Umsetzung, geringeren Anpassungsaufwänden und einem System, das von Anfang an praxisnah funktioniert.

Kurz gesagt: Branchenkenntnis ist kein „Nice-to-have“, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein nachhaltig funktionierendes ERP-System.

Sicherheitsanforderungen: Datenschutz und Compliance

Ein modernes ERP-System verarbeitet eine Vielzahl sensibler Unternehmensdaten – von Finanzinformationen über Kunden- und Lieferantendaten bis hin zu strategisch wichtigen Betriebskennzahlen. Umso wichtiger ist es, dass der ERP-Anbieter höchsten Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Compliance gerecht wird. Denn neben der technischen Funktionalität zählt vor allem eines: Vertrauen.

Datenschutz nach geltenden gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der DSGVO, ist dabei längst nicht mehr nur ein rechtliches Muss, sondern ein zentraler Qualitätsfaktor. Unternehmen sollten darauf achten, dass der Anbieter nachvollziehbare Datenschutzkonzepte vorweisen kann – inklusive Verschlüsselung, rollenbasiertem Zugriff und sicherer Datenübertragung. Ebenso wichtig sind transparente Richtlinien zur Datenverarbeitung, insbesondere bei cloudbasierten ERP-Lösungen, bei denen Daten auf externen Servern gespeichert werden.

Auch im Hinblick auf Compliance ist Vorsicht besser als Nachsicht: Ob steuerrechtliche Vorgaben, branchenspezifische Regulierungen oder internationale Standards – ein verlässlicher ERP-Partner unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen korrekt und dauerhaft einzuhalten. Idealerweise bietet der Anbieter regelmäßige Updates und Anpassungen, um auf neue gesetzliche Entwicklungen reagieren zu können.
Kurz gesagt: Sicherheit, Datenschutz und Compliance sollten keine nachgelagerten Überlegungen sein – sie müssen von Anfang an integraler Bestandteil jeder ERP-Strategie und Anbieterbewertung sein.

Support-Optionen

Ein ERP-System entfaltet seinen vollen Nutzen erst im täglichen Einsatz – und genau dann zeigt sich, wie gut der Support des ERP-Anbieters tatsächlich ist. Denn selbst bei der besten Vorbereitung und Schulung können im laufenden Betrieb Fragen, Störungen oder Anpassungswünsche auftreten, die schnelle und kompetente Hilfe erfordern. Deshalb ist der angebotene Support ein entscheidender Faktor bei der Auswahl des richtigen ERP-Partners.
Unternehmen sollten darauf achten, welche Support-Modelle der Anbieter bereitstellt: Gibt es eine Hotline oder ein Ticketsystem? Welche Reaktionszeiten sind vertraglich zugesichert? Steht der Support nur zu Bürozeiten oder auch außerhalb zur Verfügung – etwa im Schichtbetrieb oder bei international tätigen Unternehmen? Auch die Qualität der Kommunikation spielt eine wichtige Rolle: Werden Probleme verstanden und praxisnah gelöst oder lediglich an Dritte weitergeleitet?

Ein guter ERP-Support umfasst mehr als nur Fehlerbehebung – er ist Teil einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Dazu gehören auch proaktive Leistungen wie Systemüberwachung, regelmäßige Wartung, Hinweise auf Updates und Weiterentwicklungen sowie persönliche Ansprechpartner, die das Unternehmen und seine Prozesse kennen.

Besonders in kritischen Phasen, etwa beim Go-live oder bei Systemumstellungen, ist ein verlässlicher Support Gold wert – denn er minimiert Ausfallzeiten, verhindert kostspielige Fehler und gibt den Anwendern Sicherheit im Umgang mit dem System.

Fazit: Zusammenfassung der wichtigsten ERP-Auswahlkriterien

Die Auswahl eines ERP-Systems sollte immer auf einer fundierten Basis erfolgen. Funktionale Kriterien stellen sicher, dass das System Ihre zentralen Geschäftsprozesse zuverlässig abbildet – von Buchhaltung über Lager bis Vertrieb. Branchenspezifische Anforderungen sorgen dafür, dass typische Abläufe und Besonderheiten Ihres Marktes bereits berücksichtigt werden und nicht teuer nachentwickelt werden müssen. Und nicht zuletzt spielt auch der ERP-Anbieter eine zentrale Rolle: Erfahrung, Supportqualität, Weiterentwicklung und Verständnis für Ihre Unternehmensgröße und -struktur sind entscheidend für eine langfristig erfolgreiche Partnerschaft.

Nur wenn alle drei Ebenen – Funktion, Branche und Anbieter – zusammenspielen, entsteht eine ERP-Lösung, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.