ERP-Auswahlprozess
Wie finde ich das richtige ERP-System?
Früher oder später stehen nahezu alle Betriebe vor dieser entscheidenden Frage. Die Wahl eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der wohlüberlegt sein will – denn eine unüberlegte Entscheidung kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen: ineffiziente Abläufe, unzufriedene Mitarbeiter, unnötige Mehrkosten und im schlimmsten Fall sogar geschäftliche Einbußen.
Um diese Risiken zu vermeiden, stehen Ihnen unsere erfahrenen Fachleute beratend zur Seite. Mit einem bewährten, systematischen Auswahlprozess identifizieren wir gemeinsam die ERP-Software, die optimal zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt.
Inhalt des Artikels
Ziele des ERP-Auswahlprozesses für KMU
Passgenauigkeit für Unternehmensprozesse
Das System soll die aktuellen Abläufe im Unternehmen effizient unterstützen – ohne unnötige Komplexität oder überdimensionierte Funktionen.
Kosten-Nutzen-Verhältnis optimieren
Für KMU besonders wichtig: Die ERP-Lösung soll wirtschaftlich sinnvoll sein, einen klaren Mehrwert bieten und ins Budget passen – sowohl bei Einführung als auch im laufenden Betrieb.
Einfache Bedienung und schnelle Einarbeitung
Die Software muss intuitiv bedienbar sein, damit Mitarbeiter ohne lange Schulungszeiten produktiv arbeiten können.
Wachstumsfähigkeit und Flexibilität
Das ERP-System sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können – sei es bei mehr Mitarbeitern, neuen Standorten oder zusätzlichen Anforderungen.
Zentrale Datenbasis schaffen
Ziel ist es, Informationen aus verschiedenen Bereichen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Lager, Buchhaltung) an einem Ort zu bündeln – für mehr Transparenz und bessere Entscheidungen.
Manuelle Arbeit reduzieren & Prozesse automatisieren
Ein gut ausgewähltes ERP hilft, Zeitfresser wie doppelte Datenerfassungen oder unübersichtliche Excel-Listen zu eliminieren.
Fehlerquellen minimieren und Qualität sichern
Durch standardisierte Abläufe und automatische Prüfungen können Fehler reduziert und die Qualität der Arbeit gesteigert werden.
Sicherstellung von Support und Weiterentwicklung
Für KMU wichtig: Ein verlässlicher ERP-Anbieter mit gutem Support und langfristiger Produktpflege – auch ohne eigene IT-Abteilung.
Welche Auswahlverfahren gibt es bei der Entscheidung für eine ERP-Software?
Sehr beliebt bei KMU: Man erstellt eine Liste mit Anforderungen (Muss-/Kann-Kriterien), gewichtet diese und bewertet ERP-Anbieter danach.
Vorteil: Objektiv, nachvollziehbar, gut dokumentierbar Nachteil: Aufwändig, wenn die Anforderungen nicht klar formuliert sind
Anforderungsanalyse & Nutzwertanalyse (Scoring-Modell)
Klassischer Ansatz: Das Unternehmen erstellt ein Lastenheft (Was soll die Software leisten?) und die Anbieter antworten mit einem Pflichtenheft (Wie setzen wir das um?).
Vorteil: Klare Anforderungen und transparente Vergleichbarkeit Nachteil: Relativ bürokratisch, kann für kleinere Unternehmen zu aufwendig wirken
Lastenheft-/Pflichtenheft-Verfahren
Bei komplexeren Projekten: RFI (Request for Information) oder RFP (Request for Proposal) werden an mehrere Anbieter geschickt, um Angebote zu vergleichen.
Vorteil: Breiter Marktüberblick, strukturierter Angebotsvergleich Nachteil: Eher für größere KMU oder Konzerne geeignet, aufwendige Vorbereitung
Ausschreibungsverfahren (RFI/RFP)
Praxisnah: Anbieter präsentieren ihre Software live anhand konkreter Unternehmensprozesse.
Vorteil: Realitätsbezug, direkte Einblicke in Usability und Funktionen
Nachteil: Schwieriger zu vergleichen, subjektive Eindrücke können dominieren
Eine Art Testlauf: Ein kleiner, aber realitätsnaher Ausschnitt der Software wird im Unternehmen getestet.
Vorteil: Praxistest vor der Entscheidung
Nachteil: Zeitintensiv, nicht alle Anbieter bieten das an
Gerade für KMU mit wenig IT-Know-how sinnvoll: Ein erfahrener ERP-Berater begleitet den Auswahlprozess. 3
Vorteil: Objektive Expertise, Marktkenntnis, Zeitersparnis Nachteil: Externe Kosten
Schritt 2: Strategie-Workshop
- Strategische Verankerung als Fundament eines ERP-Projekts
Bevor in die konkrete Planung oder gar Auswahl eines ERP-Systems eingestiegen wird, steht ein grundlegender Schritt an: die Entwicklung einer klaren und tragfähigen ERP-Strategie. Sie ist nicht bloß ein vorbereitender Meilenstein, sondern das tragende Fundament für das gesamte Projekt – sie gibt die Richtung vor, grenzt den Handlungsspielraum ein und definiert langfristige Zielsetzungen. - Blick aufs große Ganze: Unternehmensstrategie als Ausgangspunkt
Zu Beginn wird die übergeordnete Unternehmensstrategie analysiert. Es geht darum zu verstehen, wohin das Unternehmen sich entwickeln will – beispielsweise hinsichtlich Wachstum, Digitalisierung, Internationalisierung oder Kosteneffizienz. Aus dieser strategischen Ausrichtung leiten sich die Anforderungen an das ERP-System ab. Ein ERP-Projekt ist schließlich kein Selbstzweck, sondern soll die Umsetzung unternehmerischer Ziele unterstützen.
Fragen, die in dieser Phase eine Rolle spielen, sind etwa:
• Wo steht das Unternehmen aktuell – und wo soll es in den nächsten 3–5 Jahren hin?
• Welche Rolle wird Technologie dabei spielen?
• Welche Prozesse müssen skalierbar, effizienter oder transparenter werden? - Leitlinien und Rahmenbedingungen festlegen
Darauf aufbauend werden strategische Leitplanken definiert, die das Projekt strukturieren und absichern. Dazu zählen:
• Budgetrahmen und Investitionsbereitschaft
• Technologische Präferenzen (z. B. Cloud vs. On-Premise)
• Make-or-Buy-Entscheidungen (Standardsoftware vs. Eigenentwicklung)
• IT-Governance und Sicherheitsanforderungen
Diese Leitlinien dienen als Entscheidungskriterien im weiteren Projektverlauf und helfen dabei, den Fokus nicht zu verlieren. - Entwicklung einer ersten ERP-Roadmap
Mit einer klaren strategischen Ausrichtung im Gepäck kann nun eine grobe Roadmap entwickelt werden. Diese stellt die wichtigsten Meilensteine und Etappen auf dem Weg zur Einführung des ERP-Systems dar:
• Wann soll das System live gehen?
• Welche Projektphasen sind notwendig (z. B. Auswahl, Implementierung, Test, Go-Live)?
• Gibt es zeitkritische externe oder interne Faktoren (z. B. Vertragslaufzeiten, Produktlaunches, saisonale Hochphasen)?
Diese erste Roadmap ist noch kein detaillierter Projektplan, liefert aber einen realistischen Rahmen für das weitere Vorgehen. - Definition des Projektumfangs (ERP-Scope)
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Abgrenzung des inhaltlichen Projektumfangs: Welche Geschäftsbereiche und Prozesse sollen durch das neue ERP-System abgebildet werden? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind notwendig? Welche Prozesse sollen in einer ersten Phase betrachtet werden – und was kann in spätere Phasen ausgelagert werden?
Hier werden unter anderem folgende Punkte geklärt:
• Welche Abteilungen sind direkt betroffen?
• Welche Prozesse sind unverzichtbar (z. B. Buchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb)?
• Welche Themen könnten zunächst als Übergangslösung bestehen bleiben? - Identifikation möglicher Übergangslösungen
Gerade bei KMU oder in komplexen Systemlandschaften kann es sinnvoll sein, über temporäre Lösungen nachzudenken, um kritische Zeiträume oder funktionale Lücken zu überbrücken – beispielsweise:
• Fortführung einzelner Alt-Systeme für eine Übergangsphase
• Schnittstellenlösungen für zeitlich begrenzte Szenarien
• Teilimplementierungen nach Priorität
Diese pragmatischen Überlegungen helfen, unnötigen Druck aus dem Projekt zu nehmen und Risiken besser zu steuern. - Ergebnis: Ein klarer strategischer Rahmen für das ERP-Vorhaben
Am Ende dieser Phase steht eine durchdachte strategische Grundlage, die nicht nur Orientierung für das Projektteam bietet, sondern auch als Kommunikationsbasis gegenüber Stakeholdern dient – von der Geschäftsführung über Fachbereiche bis hin zu potenziellen ERP-Anbietern.
Tipp für KMU:
Oft ist eine Kombination sinnvoll – zum Beispiel eine kompakte Anforderungsanalyse + Anbieter-Demos + externe Beratung. So bekommt man Struktur, Praxisbezug und Fachwissen in einem.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auswahl des richtigen ERP-Systems
Schritt 1: Vorbereitung
- Einstieg: Analyse der aktuellen Unternehmenslandschaft
Zu Beginn des Auswahlprozesses verschaffen wir uns gemeinsam einen umfassenden Überblick über den Status quo Ihres Unternehmens. Dafür werden zunächst vorhandene interne Unterlagen gesichtet – dazu zählen unter anderem:
• Prozessbeschreibungen
• Organigramme und Rollenverteilungen
• Übersichten der bestehenden IT-Systeme und Anwendungen
Diese Dokumente liefern wertvolle Einblicke in die Strukturen und Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens. Ziel dieser Phase ist es, ein fundiertes Verständnis für die bestehende Organisation und deren Abläufe zu gewinnen. - Herausarbeiten zentraler Geschäftsprozesse
Basierend auf der Sichtung der Unterlagen werden im nächsten Schritt die zentralen Kern- und Wertschöpfungsprozesse identifiziert. Wir betrachten hierbei besonders:
• Welche Prozesse sind für Ihr Geschäft essenziell?
• Wo entsteht tatsächlicher Mehrwert?
• Welche Abläufe sind kritisch für reibungslose Betriebsabläufe?
Diese Analyse hilft dabei, zu erkennen, welche Anforderungen das zukünftige ERP-System unbedingt erfüllen muss – sowohl funktional als auch prozessual. - Erste Überlegungen zur zukünftigen Systemlandschaft
Parallel zur Prozessanalyse beginnen wir bereits damit, erste Überlegungen zur künftigen IT-Architektur anzustellen. Fragen, die hier eine Rolle spielen, sind beispielsweise:
• Welche Systeme könnten abgelöst oder integriert werden?
• Gibt es Technologien, auf denen zukünftig aufgebaut werden soll (Cloud, Mobile, etc.)?
• Welche Schnittstellen sind notwendig?
So entsteht frühzeitig ein grober Entwurf der möglichen Zielarchitektur, der später weiter konkretisiert werden kann. - Analyse der ERP-Vorgeschichte und interner Erfahrungen
Ein oft unterschätzter, aber äußerst relevanter Aspekt ist die ERP-Historie des Unternehmens. Hier wird geklärt:
• Gab es bereits frühere ERP-Projekte?
• Welche Erfahrungen (positiv wie negativ) wurden damit gemacht?
• Wie ist die interne Einstellung gegenüber einem neuen ERP-System?
Insbesondere das Wissen und die Perspektiven der sogenannten Key-User – also der späteren Hauptanwender – fließen hier mit ein. Ihre Erfahrungen, Erwartungen und eventuelle Vorbehalte sind wichtig, um realistische Ziele zu setzen und eine spätere hohe Akzeptanz sicherzustellen. - Ergebnis: Solide Basis für die nächsten Schritte
Am Ende dieser Einstiegsphase liegt ein umfassendes Bild des Unternehmens und seiner Prozesswelt vor. Damit schaffen wir die Grundlagen für alle weiteren Aktivitäten – insbesondere für die Formulierung der Anforderungen an die neue ERP-Lösung, die Anbieterauswahl sowie die spätere Systemeinführung.
Schritt 2: Strategie-Workshop
- Strategische Verankerung als Fundament eines ERP-Projekts
Bevor in die konkrete Planung oder gar Auswahl eines ERP-Systems eingestiegen wird, steht ein grundlegender Schritt an: die Entwicklung einer klaren und tragfähigen ERP-Strategie. Sie ist nicht bloß ein vorbereitender Meilenstein, sondern das tragende Fundament für das gesamte Projekt – sie gibt die Richtung vor, grenzt den Handlungsspielraum ein und definiert langfristige Zielsetzungen. - Blick aufs große Ganze: Unternehmensstrategie als Ausgangspunkt
Zu Beginn wird die übergeordnete Unternehmensstrategie analysiert. Es geht darum zu verstehen, wohin das Unternehmen sich entwickeln will – beispielsweise hinsichtlich Wachstum, Digitalisierung, Internationalisierung oder Kosteneffizienz. Aus dieser strategischen Ausrichtung leiten sich die Anforderungen an das ERP-System ab. Ein ERP-Projekt ist schließlich kein Selbstzweck, sondern soll die Umsetzung unternehmerischer Ziele unterstützen.
Fragen, die in dieser Phase eine Rolle spielen, sind etwa:
• Wo steht das Unternehmen aktuell – und wo soll es in den nächsten 3–5 Jahren hin?
• Welche Rolle wird Technologie dabei spielen?
• Welche Prozesse müssen skalierbar, effizienter oder transparenter werden? - Leitlinien und Rahmenbedingungen festlegen
Darauf aufbauend werden strategische Leitplanken definiert, die das Projekt strukturieren und absichern. Dazu zählen:
• Budgetrahmen und Investitionsbereitschaft
• Technologische Präferenzen (z. B. Cloud vs. On-Premise)
• Make-or-Buy-Entscheidungen (Standardsoftware vs. Eigenentwicklung)
• IT-Governance und Sicherheitsanforderungen
Diese Leitlinien dienen als Entscheidungskriterien im weiteren Projektverlauf und helfen dabei, den Fokus nicht zu verlieren. - Entwicklung einer ersten ERP-Roadmap
Mit einer klaren strategischen Ausrichtung im Gepäck kann nun eine grobe Roadmap entwickelt werden. Diese stellt die wichtigsten Meilensteine und Etappen auf dem Weg zur Einführung des ERP-Systems dar:
• Wann soll das System live gehen?
• Welche Projektphasen sind notwendig (z. B. Auswahl, Implementierung, Test, Go-Live)?
• Gibt es zeitkritische externe oder interne Faktoren (z. B. Vertragslaufzeiten, Produktlaunches, saisonale Hochphasen)?
Diese erste Roadmap ist noch kein detaillierter Projektplan, liefert aber einen realistischen Rahmen für das weitere Vorgehen. - Definition des Projektumfangs (ERP-Scope)
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Abgrenzung des inhaltlichen Projektumfangs: Welche Geschäftsbereiche und Prozesse sollen durch das neue ERP-System abgebildet werden? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind notwendig? Welche Prozesse sollen in einer ersten Phase betrachtet werden – und was kann in spätere Phasen ausgelagert werden?
Hier werden unter anderem folgende Punkte geklärt:
• Welche Abteilungen sind direkt betroffen?
• Welche Prozesse sind unverzichtbar (z. B. Buchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb)?
• Welche Themen könnten zunächst als Übergangslösung bestehen bleiben? - Identifikation möglicher Übergangslösungen
Gerade bei KMU oder in komplexen Systemlandschaften kann es sinnvoll sein, über temporäre Lösungen nachzudenken, um kritische Zeiträume oder funktionale Lücken zu überbrücken – beispielsweise:
• Fortführung einzelner Alt-Systeme für eine Übergangsphase
• Schnittstellenlösungen für zeitlich begrenzte Szenarien
• Teilimplementierungen nach Priorität
Diese pragmatischen Überlegungen helfen, unnötigen Druck aus dem Projekt zu nehmen und Risiken besser zu steuern. - Ergebnis: Ein klarer strategischer Rahmen für das ERP-Vorhaben
Am Ende dieser Phase steht eine durchdachte strategische Grundlage, die nicht nur Orientierung für das Projektteam bietet, sondern auch als Kommunikationsbasis gegenüber Stakeholdern dient – von der Geschäftsführung über Fachbereiche bis hin zu potenziellen ERP-Anbietern.
Schritt 3: Prozess-Workshops in den Funktionsbereichen
- Strukturierte Prozessaufnahme entlang der Wertschöpfungskette
Nach der strategischen Ausrichtung und Zieldefinition geht es im nächsten Schritt darum, die bestehenden Geschäftsprozesse detailliert zu analysieren. Im Fokus steht hierbei nicht nur die reine Dokumentation, sondern das aktive Erarbeiten und Hinterfragen von Abläufen – gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die die Prozesse tagtäglich leben.
Als Grundlage dient die zuvor definierte Wertschöpfungskette, entlang derer sogenannte Prozessaudits durchgeführt werden. Dabei geht es nicht nur darum, was aktuell „funktioniert“, sondern auch darum, welche Prozesse wirklich zukunftsfähig und ERP-relevant sind. - Entwicklung einer klaren Prozesslandkarte
Ein zentraler Baustein dieser Phase ist die Erstellung einer Prozesslandkarte, die die betrieblichen Abläufe in sinnvolle Kategorien unterteilt. Dabei wird häufig in drei Prozessarten unterschieden:
• Führungsprozesse: z. B. Strategieentwicklung, Controlling, Personalmanagement
• Kernprozesse: alle direkt wertschöpfenden Tätigkeiten wie Produktion, Vertrieb, Logistik
• Unterstützende Prozesse: z. B. IT, Einkauf, Facility Management
Diese Struktur hilft, ein gemeinsames Verständnis für die Abläufe zu schaffen und ermöglicht es, Prioritäten für die spätere ERP-Abbildung zu setzen. - Erhebung und Bewertung funktionaler Anforderungen
Parallel zur Prozessaufnahme werden in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen die funktionalen Anforderungen an ein zukünftiges ERP-System definiert. Hierbei wird nicht nur auf bestehende Abläufe geschaut, sondern auch der zukünftige Bedarf berücksichtigt – im Sinne der strategischen Ziele.
In Workshops oder Interviews werden unter anderem folgende Fragen beantwortet:
• Welche Funktionen sind zwingend notwendig?
• Wo gibt es heute manuelle Aufwände, die automatisiert werden könnten?
• Welche Features würden echten Mehrwert bringen?
• Gibt es Funktionen, auf die unter keinen Umständen verzichtet werden kann (sogenannte „Show Stopper“)?
Die Ergebnisse werden priorisiert und systematisch dokumentiert – zum Beispiel in einem Anforderungskatalog, der später in die Systemauswahl einfließt. - Analyse von Digitalisierungspotenzial und ERP-Abdeckbarkeit
Nicht alle Prozesse müssen (oder sollten) zwangsläufig im ERP-System abgebildet werden. Daher wird in dieser Phase gezielt geprüft:
• Welche Prozesse sind für ein ERP-System relevant?
• Welche lassen sich sinnvoll digitalisieren oder automatisieren?
• Gibt es Prozesse, die auch zukünftig außerhalb des ERP-Systems besser aufgehoben sind (z. B. spezialisierte Lösungen)?
Ein systematischer Abgleich zwischen den heutigen Prozessen und der künftigen Systemlandschaft hilft, realistische Erwartungen zu formulieren und frühzeitig sinnvolle Übergänge oder Alternativen zu definieren. - Ergebnis: Klarer Blick auf Prozesse, Anforderungen und Chancen
Am Ende dieser Phase liegen mehrere zentrale Ergebnisse vor:
• Eine strukturierte Prozesslandkarte als Referenzmodell
• Ein detaillierter Anforderungskatalog für das ERP-System
• Eine erste Einschätzung der Digitalisierungs- und ERP-Tauglichkeit der Prozesse
• Eine Identifikation von Alleinstellungsmerkmalen, funktionalen Highlights und kritischen Anforderungen
Diese solide Prozessbasis ist unverzichtbar, um in den nächsten Schritten fundierte Entscheidungen bei der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems treffen zu können.
Schritt 4: Marktbetrachtung und Evaluation der potenziellen ERP-Lösungen – Erstellung der Longlist und des ERP Lastenhefts
- Marktübersicht als Ausgangspunkt für die ERP-Vorauswahl
Bevor konkrete Anbieter angesprochen oder zur Angebotsabgabe eingeladen werden, erfolgt eine systematische Erkundung des ERP-Markts. Ziel ist es, einen ersten groben Filter zu setzen und eine Longlist potenziell geeigneter Anbieter zu erstellen, die den grundlegenden Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Dieser erste Auswahlschritt ist essenziell, um den Fokus auf Lösungen zu richten, die zur Größe, Branche und strategischen Ausrichtung des Unternehmens passen – und gleichzeitig realistisch in der Umsetzung sind. - Definition von Basiskriterien für die Vorauswahl
Um den Markt sinnvoll eingrenzen zu können, werden zunächst übergeordnete Vergleichskriterien definiert. Diese dienen als Grundlage für die Beurteilung und Vorauswahl. Typische Merkmale, die in diesem Schritt betrachtet werden, sind:
• Branchenspezialisierung: Hat der Anbieter Erfahrung mit Unternehmen aus Ihrer Branche?
• Systemfokus und Funktionsumfang: Handelt es sich um eine Branchenlösung, ein modulares System oder eine Standardlösung?
• Größe und Verbreitung: Wie viele Installationen gibt es? Wie etabliert ist der Anbieter im Markt?
• Geografische Nähe: Ist der Anbieter (oder sein Implementierungspartner) regional erreichbar – für Workshops, Schulungen, Support?
• Referenzen: Gibt es vergleichbare Kunden, bei denen das System erfolgreich im Einsatz ist?Diese Kriterien ermöglichen eine erste Eingrenzung des Markts auf eine überschaubare Zahl relevanter Systeme.
- Frühzeitiger Dialog mit Herstellern und Partnern
Ein wesentliches Element in dieser Phase ist der proaktive Austausch mit ERP-Herstellern sowie deren Implementierungspartnern. Anstatt nur auf Informationen aus Broschüren oder Webseiten zu setzen, suchen wir bewusst den persönlichen Dialog – z. B. über:
• Erstgespräche oder Videocalls
• Kurzpräsentationen
• Referenzberichte oder Demos
• Fragen zur strategischen Ausrichtung des Anbieters
Dieser offene Austausch ermöglicht es, nicht nur technische Details, sondern auch die kulturelle Passung („Fit“) und die Kommunikationsweise zu prüfen – ein entscheidender Faktor für den späteren Projekterfolg. - Erstellung einer fundierten Longlist
Auf Basis der gesammelten Informationen wird eine strukturierte Longlist mit potenziellen ERP-Systemen erstellt. Diese enthält:
• Eine übersichtliche Bewertung entlang der Basiskriterien
• Hinweise auf Stärken und Schwächen einzelner Anbieter
• Erste Empfehlungen für Systeme, die in die engere Auswahl kommen könnten
Diese Longlist dient als Entscheidungsvorlage für die nächste Auswahlstufe: die Shortlist. - Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen
Parallel zur Anbieter-Vorauswahl beginnt die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, insbesondere des sogenannten ERP-Lastenhefts. Darin werden die funktionalen, technischen und prozessualen Anforderungen aus Unternehmenssicht systematisch beschrieben. Bestandteile sind u. a.:
• Allgemeine Unternehmensinformationen
• Die übergreifenden Ziele des ERP-Projekts
• Detaillierte Anforderungen an Prozesse, Funktionen und Schnittstellen
• Rahmenbedingungen wie Zeitplan, Budgetrahmen und Projektorganisation
Das Lastenheft bildet die Grundlage für eine strukturierte und vergleichbare Rückmeldung der Anbieter – und dient damit als Basis für die nächste Auswahlrunde. - Ergebnis: Transparente Basis für die Shortlist-Phase
Mit Abschluss dieser Phase liegt eine solide Grundlage für die weitere Anbieterauswahl vor: Eine gut begründete Longlist, intensive Erstkontakte mit möglichen Partnern und ein professionell aufgesetztes Ausschreibungspaket. All das sorgt für einen strukturierten, transparenten Auswahlprozess – und maximiert die Chance, eine Lösung zu finden, die nicht nur funktional passt, sondern auch menschlich und strategisch überzeugt.
Schritt 5: Start der Ausschreibung
- Finalisierung der Longlist und Freigabe für die nächste Phase
Sobald die Vorauswahl der potenziellen ERP-Anbieter in enger Abstimmung mit dem Projektteam abgeschlossen ist, wird die Longlist offiziell freigegeben. Damit ist der Grundstein für die nächste Etappe gelegt: den gezielten Informationsaustausch mit den ausgewählten Systemanbietern.
In dieser Phase ist es besonders wichtig, dass intern ein gemeinsames Verständnis herrscht – sowohl hinsichtlich der Auswahlkriterien als auch hinsichtlich der Erwartungen an die Anbieterkommunikation. Nur so kann ein strukturierter und professioneller Ablauf gewährleistet werden. - Vertraulichkeit sicherstellen: Abschluss von Geheimhaltungsvereinbarungen
Bevor sensible Informationen wie Unternehmenskennzahlen, Prozessdetails oder IT-Anforderungen weitergegeben werden, stellen wir sicher, dass der Datenschutz gewährleistet ist. Dafür wird mit allen Anbietern der Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) organisiert.
Dieser Schritt schützt beide Seiten:
• Das Unternehmen, das sicherstellen möchte, dass vertrauliche Informationen nicht in falsche Hände geraten.
• Die Anbieter, die durch die NDA eine klare rechtliche Basis für die Kommunikation erhalten.
Wir koordinieren den Versand, die Rückläufe und das Dokumentenmanagement – damit dieser Prozess effizient und rechtssicher abläuft. - Versand der Ausschreibungsunterlagen und strukturierter Prozessbeginn
Sobald alle Vereinbarungen abgeschlossen sind und die Ausschreibungsunterlagen – inklusive Lastenheft und ergänzender Informationen – final abgestimmt wurden, erfolgt der geplante Versand der Unterlagen an die Anbieter auf der Longlist.
Wir achten dabei auf folgende Punkte:
• Einhaltung eines einheitlichen Formats für Vergleichbarkeit
• Klare Terminvorgaben für Rückfragen, Angebotsabgabe und Präsentationen
• Bereitstellung eines zentralen Ansprechpartners für alle Anbieter
Ziel ist es, einen transparenten, fairen und gut strukturierten Ausschreibungsprozess zu gewährleisten, bei dem jeder Teilnehmer die gleichen Informationen und Chancen erhält. - Begleitung und Koordination während der Angebotsphase
Während die Anbieter an ihren Angeboten arbeiten, bleiben wir in engem Austausch mit allen Beteiligten. Wir sorgen dafür, dass:
• Inhaltliche Rückfragen schnell und konsistent beantwortet werden
• Organisatorische Abstimmungen (z. B. zu Terminen oder Unterlagenformaten) reibungslos verlaufen
• Alle Anbieter den Zeitplan und die gesetzten Fristen einhaltenDiese begleitende Kommunikation ist entscheidend, um die Qualität der Rückmeldungen hochzuhalten und Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden.
- Sicherstellung eines einheitlichen Bewertungsrahmens
Um die spätere Bewertung der Angebote effizient und nachvollziehbar durchführen zu können, bereiten wir parallel eine standardisierte Bewertungsmatrix vor. Diese ermöglicht es dem Projektteam, die eingehenden Angebote auf strukturierte Weise zu vergleichen – sowohl in Bezug auf fachliche Anforderungen als auch wirtschaftliche und technische Kriterien. - Ergebnis: Ein kontrollierter und professionell gesteuerter Ausschreibungsprozess
Durch diesen mehrstufigen Ablauf sorgen wir für maximale Transparenz, Rechtssicherheit und Verbindlichkeit – sowohl gegenüber den Anbietern als auch innerhalb des Projektteams. So entsteht ein belastbares Fundament für die nachfolgende Angebotsauswertung und den Übergang in die Shortlist-Phase.
Schritt 6: Bewertung und Analyse der Rückmeldungen
- Übergang von der Ausschreibungs- zur Bewertungsphase
Sobald alle Angebote fristgerecht eingegangen sind und die Anbieter ihre Antworten zu Funktionsumfang, Kostenstruktur und technischen Anforderungen geliefert haben, beginnt die strukturierte Auswertung. Diese bildet die Grundlage für die Auswahl der Anbieter, die es in die nächste Runde – die Shortlist – schaffen.
Doch statt uns nur auf Zahlen und Funktionen zu verlassen, folgen wir einem mehrstufigen Bewertungsansatz, der nicht nur objektive Daten, sondern auch strategische und unternehmensspezifische Faktoren einbezieht. - Erster Auswerteschritt: Analyse von Funktionen und Kosten
In der ersten Bewertungsrunde werden alle Angebote hinsichtlich folgender Kernkriterien geprüft:
• Abdeckung des geforderten Funktionsumfangs
• Gesamtkostenbetrachtung (TCO) inkl. Lizenzen, Betrieb, Implementierung und Schulung
• Technische Passfähigkeit (z. B. Kompatibilität mit bestehender IT-Landschaft)
Diese Auswertung liefert eine erste Rangfolge – allerdings ist sie allein nicht ausreichend, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. - Zweiter Bewertungsfilter: Strategische Relevanz über die Fokus-Matrix
Im nächsten Schritt kommt die sogenannte Fokus-Matrix zum Einsatz. Hier werden die verbleibenden Anbieter danach bewertet, wie gut ihre Lösung zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens passt. Berücksichtigt werden unter anderem:
• Die Fähigkeit, zukünftige Geschäftsmodelle und Wachstum zu unterstützen
• Skalierbarkeit und Flexibilität der Lösung
• Unterstützung moderner Technologien wie Cloud, KI, Automatisierung oder Analytics
• Passung zur langfristigen Digitalstrategie des Unternehmens
Diese Matrix hilft, Anbieter auszusortieren, die zwar funktional überzeugen, aber strategisch nicht langfristig tragfähig sind. - Dritter Bewertungsfilter: Rückgriff auf Workshop-Erkenntnisse
Ein weiterer, besonders praxisnaher Filter stützt sich auf die Erkenntnisse aus den vorangegangenen Workshops mit den Fachabteilungen. Hier fließen qualitative Aspekte mit ein, die für den Erfolg des Projekts entscheidend sind:
• Wie gut unterstützt die Lösung die zuvor identifizierten Kernprozesse und Alleinstellungsmerkmale des Unternehmens?
• Spiegelt das System die individuellen Anforderungen wider, die im Rahmen der Prozessanalysen gesammelt wurden?
• Welche Anbieter haben im Dialog besonderes Branchenverständnis und prozessuales Know-how bewiesen?
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es entscheidend, dass das ERP nicht nur „funktioniert“, sondern die Realität im Betrieb wirklich abbilden kann. - Leitfragen für die Shortlist-Entscheidung
In dieser Phase werden folgende zentrale Fragestellungen diskutiert, um die Shortlist-Kandidaten festzulegen:
• Ist der Funktionsumfang vollständig – ohne kritische Lücken oder unnötige Überfrachtung?
• Wie gut lässt sich die Lösung in die vorhandene IT-Landschaft integrieren (Systeme, Schnittstellen, Datenflüsse)?
• Bringt das System moderne, zukunftsfähige Technologien mit – etwa im Bereich Automatisierung, Cloud-Nutzung oder KI-Unterstützung?
• Wie bewerten die Key-User das System aus ihrer fachlichen Perspektive? - Ergebnis: Eine fundierte und tragfähige Shortlist
Am Ende dieses mehrstufigen Bewertungsprozesses steht eine Shortlist von 2 bis 3 Anbietern, die nicht nur auf dem Papier überzeugen, sondern auch zur Kultur, Strategie und Praxis des Unternehmens passen. Diese Kandidaten werden nun in die finale Evaluationsphase eingeladen – z. B. für vertiefte Systemdemos, Referenzbesuche oder einen Proof of Concept.
Schritt 7: Durchführung von Anbieter-Workshops
- Interaktive Systemdemos auf Basis realistischer Anwendungsbeispiele
Ein zentraler Bestandteil der finalen Auswahlphase ist die Durchführung praxisorientierter Systempräsentationen, bei denen die Anbieter ihre ERP-Lösungen live vorstellen. Anders als bei reinen Produktpräsentationen stehen hier konkrete, unternehmensspezifische Anwendungsfälle (Use Cases) im Mittelpunkt.
Diese Use Cases orientieren sich an realen Abläufen im Unternehmen und stellen sicher, dass die vorgestellte Software nicht nur theoretisch passt, sondern sich tatsächlich in den Arbeitsalltag integrieren lässt. - Einbindung der Mitarbeitenden in die Bewertung
Die Präsentationen erfolgen unter aktiver Beteiligung der späteren Nutzer, insbesondere der Key-User aus den jeweiligen Fachbereichen. Ihr Feedback ist entscheidend, um die Systemnutzung aus Anwendersicht zu bewerten und das tatsächliche Bedienerlebnis zu beurteilen.
Dabei wird gezielt darauf geachtet:
• ob das System die täglichen Abläufe logisch und intuitiv abbildet
• wie flexibel auf branchenspezifische Anforderungen reagiert werden kann
• ob die vorgestellten Workflows wirklich zum Unternehmen passen oder eher Standardprozesse zeigen - Was sind Use Cases – und warum sind sie so wichtig?
Use Cases – also Anwendungsfälle – sind modellhafte Beschreibungen konkreter Nutzungsszenarien eines Systems. Sie dienen als Kommunikationsbrücke zwischen Fachbereich und Technik und zeigen auf, wie ein ERP-System sich im Alltag „verhält“.
Typischerweise beinhalten Use Cases:
• Eine klare Rollenbeschreibung (Wer nutzt das System?)
• Ein definiertes Ziel oder Ergebnis (Was soll erreicht werden?)
• Eine Abfolge von Schritten oder Interaktionen (Wie wird das Ziel erreicht?)
• Gegebenenfalls Ausnahmen oder alternative Abläufe (Was passiert bei Abweichungen?)
Ein gutes Beispiel: “Ein Vertriebsmitarbeiter legt ein neues Kundenangebot an, das automatisch durch definierte Freigabeprozesse läuft und direkt im System gespeichert wird.”
Durch diese konkreten Szenarien wird sichtbar, ob das ERP-System tatsächlich die Anforderungen des Unternehmens erfüllt – und ob die Benutzerführung sowie Prozessintegration sinnvoll gestaltet sind. - Eigenschaften praxisnaher Use Cases
Damit Use Cases im Auswahlprozess aussagekräftig und vergleichbar sind, sollten sie folgende Merkmale aufweisen:
• Sie fokussieren auf das äußere Verhalten des Systems – also das, was der Nutzer sieht und tut
• Sie spiegeln die Perspektive realer Anwender wider, nicht die des Entwicklers
• Sie können in ihrer Häufigkeit variieren – ein Vorgang kann viele Male täglich vorkommen oder nur selten
• Sie lassen technische Details außen vor und konzentrieren sich auf die fachliche Sichtweise
• Sie sind nicht direkt ausführbar, sondern dienen der konzeptionellen Veranschaulichung - Ziel: Praxisrelevanz vor Produktversprechen
Diese Form der Präsentation verhindert, dass Anbieter lediglich Hochglanz-Demos zeigen, die wenig mit dem konkreten Betriebsalltag zu tun haben. Stattdessen werden realistische Anforderungen live im System durchgespielt – inklusive Rückfragen der Fachbereiche und kritischer Nachfragen zu Anpassbarkeit, Usability und Durchgängigkeit der Prozesse. - Ergebnis: Fundierte Entscheidungsgrundlage durch erlebte Systempraxis
Am Ende dieser Phase steht nicht nur ein deutlich geschärfter Eindruck davon, welches ERP-System fachlich überzeugt – sondern auch, welcher Anbieter methodisch und menschlich zur Unternehmenskultur passt. Die realitätsnahen Use Cases sorgen dafür, dass die Entscheidung auf Basis von erlebter Praxis und nicht nur von Funktionslisten getroffen wird.
Schritt 8: Entscheidungsfindung
- Vom Eindruck zur Entscheidung: Auswertung der ERP-Angebote
Nach Abschluss der Präsentationen, Demos und Rückmeldungen beginnt eine entscheidende Phase im Auswahlprozess: die systematische Auswertung aller gesammelten Informationen und die Vorbereitung einer klaren Entscheidungsgrundlage. Ziel ist es, aus der Vielzahl an Eindrücken, Kennzahlen und Rückmeldungen eine fundierte Empfehlung für das weitere Vorgehen abzuleiten.
Dabei geht es nicht nur um Zahlen und Funktionen – sondern vor allem um die Frage: Welche Lösung passt wirklich zum Unternehmen, seiner Kultur, seinen Zielen und seinem Tagesgeschäft? - Entwicklung einer strukturierten Bewertungsmatrix
Um die Vergleichbarkeit zwischen den verbliebenen ERP-Systemen sicherzustellen, wird eine Bewertungsmatrix mit gewichteten Kriterien erstellt. Dabei werden die wichtigsten Entscheidungskategorien berücksichtigt und – je nach strategischer Relevanz – mit unterschiedlichen Prioritäten versehen. - Zentrale Bewertungskriterien im Überblick
Im Detail fließen folgende Aspekte in die Analyse ein:
• Abdeckung der fachlichen Anforderungen Wie vollständig unterstützt das System die identifizierten Geschäftsprozesse, inkl. individueller Besonderheiten und Alleinstellungsmerkmale?
• Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit Kann die Lösung mit dem Unternehmen mitwachsen – bei steigender Nutzerzahl, neuen Geschäftsmodellen oder internationalen Expansionen?
• Benutzerfreundlichkeit und Einarbeitungsaufwand Wie intuitiv ist die Bedienung für verschiedene Nutzergruppen? Wie hoch ist der Schulungsbedarf?
• Technologische Integrationsfähigkeit Lässt sich das System nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügen – inkl. Datenübernahme, Schnittstellen zu Drittsystemen und künftigen Erweiterungen?
• Gesamtkosten und Wirtschaftlichkeit Welche Kosten entstehen über die gesamte Nutzungsdauer hinweg – inklusive Lizenz, Implementierung, Schulung, Wartung und Betrieb? Wie sieht der erwartete Return on Investment (ROI) aus?
• Stabilität und Reife des Anbieters Wie lange ist der Anbieter am Markt? Gibt es belastbare Referenzen in vergleichbaren Unternehmen? Wie ist die Weiterentwicklungsstrategie?
• Support, Betreuung und Partnerschaft Wie schnell und kompetent reagiert der Anbieter auf Anfragen? Gibt es einen verlässlichen Support, auch nach Projektende - Stakeholder-Einbindung und Priorisierung
Neben der rein sachlichen Bewertung ist es essenziell, die Perspektiven verschiedener Stakeholder in die Entscheidungsvorbereitung einzubeziehen. Dazu zählen insbesondere:
• Geschäftsführung / Management
• Fachabteilungen und Key-User
• IT-Abteilung
• Projektleitung
In gemeinsamen Workshops oder Feedbackrunden werden Einschätzungen zusammengeführt und gewichtet. Unterschiede in der Wahrnehmung – z. B. zwischen Technik und Fachbereich – werden dabei sichtbar und diskutierbar gemacht. - Erstellung der Entscheidungsvorlage
Basierend auf der Bewertungsmatrix, den Workshop-Ergebnissen und den vorliegenden Angeboten wird eine strukturierte Entscheidungsvorlage erstellt. Diese enthält u. a.:
• Eine Übersicht aller bewerteten Anbieter mit Stärken/Schwächen
• Eine Empfehlung zur bevorzugten Lösung
• Eine Risikobewertung und ggf. empfohlene Alternativen
• Einen Vorschlag für die nächsten Schritte (z. B. Verhandlung, Proof of Concept, Vertragsgespräch) - Ziel: Die passende ERP-Plattform für Ihr Unternehmen
Am Ende dieses mehrstufigen Auswahlprozesses steht keine Standardlösung von der Stange, sondern eine maßgeschneiderte ERP-Plattform, die exakt auf die spezifischen Bedürfnisse, Prozesse und Zielsetzungen des Unternehmens abgestimmt ist. Die ideale Lösung vereint nicht nur Technologie und Funktionalität, sondern auch Zukunftssicherheit, Nutzerakzeptanz und unternehmerischen Mehrwert – und wird damit zu einem echten Treiber für die digitale Weiterentwicklung des Unternehmens.
Schritt 9: Vertragsverhandlungen und -abschluss
- Der Weg vom Zuschlag zur Projektbasis: Sorgfältige Vertragsgestaltung als Erfolgsfaktor
Nach der Entscheidung für einen ERP-Anbieter ist das Projekt keineswegs abgeschlossen – im Gegenteil: Jetzt beginnt ein besonders sensibler Abschnitt, in dem der Grundstein für eine reibungslose Umsetzung gelegt wird. Ein gut ausgearbeiteter Vertrag ist dabei mehr als ein rechtliches Dokument – er ist das Regelwerk, auf dem die künftige Zusammenarbeit basiert.
Gerade in technologiegetriebenen Projekten reicht es nicht, sich rein juristisch abzusichern. Neben rechtlichen Klauseln braucht es auch praktische Erfahrung, Verhandlungsgeschick und ein Gefühl für faire Partnerschaft. - Unterstützung bei der Vertragsentwicklung – mit Technik- und Projektverständnis
In dieser Phase begleiten wir nicht nur bei der inhaltlichen Ausgestaltung, sondern bringen auch unsere praktische ERP-Projekterfahrung in die Vertragsverhandlungen ein. Denn während Anwälte auf die rechtliche Absicherung achten, sorgen wir dafür, dass auch die technischen, organisatorischen und projektspezifischen Details sauber geregelt sind.
Ziel ist es, einen ausgewogenen Vertrag zu schaffen, der Risiken minimiert, Erwartungen klarstellt und Raum für eine kooperative Umsetzung lässt. - Die Kunst liegt im Detail: Was muss ein ERP-Vertrag abdecken?
Damit ein Vertrag zur echten Projektbasis wird, müssen wesentliche Inhalte klar, verständlich und vollständig beschrieben sein. Hier eine strukturierte Übersicht relevanter Themenbereiche:
Leistungsbeschreibung & Lieferumfang
• Was wird konkret geliefert (Module, Funktionen, Schnittstellen)?
• Gibt es Abgrenzungen (z. B. Drittleistungen, optionale Leistungen)?
• Wie wird die Abnahme definiert?
Kosten, Zahlungsmodelle & Preisstaffelung
• Wie setzen sich die Gesamtkosten zusammen (Lizenzen, Services, Schulung etc.)?
• Welche Zahlungsmodalitäten gelten (Meilensteinbasiert, pauschal, nach Aufwand)?
• Gibt es versteckte Zusatzkosten?
Service Level Agreements (SLAs)
• Welche Reaktions- und Lösungszeiten gelten im Supportfall?
• Wie werden Verfügbarkeiten, Wartungsfenster und Eskalationen geregelt?
• Welche Konsequenzen gibt es bei SLA-Verletzungen?
Implementierungsplan & Projektmeilensteine
• Wie sieht der Projektzeitplan aus?
• Welche Meilensteine müssen erreicht werden – und wie wird deren Erfüllung überprüft?
• Was passiert bei Verzögerungen?
Änderungsmanagement & Erweiterbarkeit
• Wie werden spätere Anpassungen (Change Requests) gehandhabt?
• Wie flexibel lässt sich das System weiterentwickeln?
• Sind Entwicklungsleistungen vertraglich geregelt?
Datenschutz & IT-Sicherheit
• Wie wird mit sensiblen Unternehmensdaten umgegangen?
• Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vorgesehen?
• Was gilt bei Cloud-Lösungen oder Hosting durch Dritte?
Vertragslaufzeit, Kündigung & Exit-Strategie
• Wie lange läuft der Vertrag?
• Welche Bedingungen gelten für eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung?
• Was passiert mit den Daten bei Vertragsende (Datenrückgabe, Löschung, Formate)?
Haftung, Gewährleistung & Rechtsfolgen
• Wer haftet wofür – und in welchem Umfang?
• Wie werden Mängel behandelt?
• Welche Rechte bestehen bei Nichterfüllung? - Partnerschaft statt Konfrontation: Die Balance finden
Ein gut gestalteter ERP-Vertrag schützt – aber er ersetzt keine partnerschaftliche Haltung. Verträge sollen nicht misstrauisch absichern, sondern die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe sein. Dazu gehört auch, Erwartungen realistisch zu formulieren und Raum für Dialog zu lassen. - Ergebnis: Sicherheit, Klarheit und ein stabiler Projektstart
Mit einem durchdachten Vertrag schaffen Sie nicht nur rechtliche Klarheit, sondern auch Verlässlichkeit und Transparenz für alle Beteiligten. So wird der Vertrag zum gemeinsamen Kompass, an dem sich das Projektteam in jeder Phase orientieren kann – vom Kick-off bis zur Abnahme und darüber hinaus.
Fazit: Warum ein systematisches ERP-Auswahlverfahren notwendig ist
Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Auswahl eines ERP-Systems oft eine der wichtigsten strategischen Entscheidungen der nächsten Jahre. Ressourcen sind begrenzt, die Anforderungen vielfältig – und Fehlentscheidungen können schnell teuer werden. Umso wichtiger ist es, bei der ERP-Auswahl systematisch vorzugehen.
Ein klar strukturierter Auswahlprozess hilft KMU dabei, den tatsächlichen Bedarf zu erkennen, überflüssige Funktionen auszuschließen und gezielt nach Lösungen zu suchen, die wirklich zum Unternehmen passen. So lassen sich Kosten reduzieren, interne Abläufe gezielt verbessern und die Digitalisierung Schritt für Schritt vorantreiben – ohne das Tagesgeschäft aus den Augen zu verlieren.
Mit einem passenden ERP-System schaffen kleine und mittlere Unternehmen die Basis für weiteres Wachstum, bessere Transparenz und mehr Effizienz. Als erfahrene ERP-Beratung unterstützen wir Sie dabei, die passende Lösung zu finden – praxisnah, verständlich und immer mit Blick auf das, was für Ihr Unternehmen wirklich zählt.
